Laten we om te beginnen opmerken dat, in tegenstelling tot de oorspronkelijke aankondiging, de bepalingen van hoofdstuk 2 van het besluit, die met name betrekking hebben op de vzw's, van toepassing zijn gedurende de periode van 1 maart 2020 tot en met 3 mei (en niet tot en met 19 april) 2020. Afhankelijk van de evolutie van de situatie met betrekking tot de inperkingsmaatregelen van de Nationale Veiligheidsraad, kan een nieuw besluit, indien nodig, de einddatum van deze periode aanpassen.

De vergadering houden is mogelijk.

Krachtens artikel 6 § 1 van het besluit kan de raad van bestuur, zelfs bij ontstentenis van enige statutaire machtiging, aan de deelnemers aan elke algemene vergadering opleggen om hun rechten uitsluitend uit te oefenen:

• • door vóór de algemene vergadering op afstand te stemmen: om dit te doen, leeft de VZW haar statuten na of, bij gebrek aan een statutaire bepaling, het systeem van de naamloze vennootschappen, d.w.z. de terbeschikkingstelling van een formulier of de publicatie ervan op een website;
  • door het verlenen van een volmacht vóór de algemene vergadering: de raad van bestuur kan opleggen dat de volmachthouder de persoon is die hij aanwijst, met inachtneming van de regels inzake belangenconflicten. Deze volmachthouder is slechts bevoegd om namens het lid het stemrecht uit te oefenen op voorwaarde dat hij voor elk agendapunt een specifieke steminstructie heeft.

Deze documenten kunnen naar het door de VZW opgegeven adres worden gestuurd op om het even welke manier, onder meer door een e-mail te sturen met een gescande of gefotografeerde kopie van het formulier of de ingevulde en ondertekende volmacht. De VZW kan eisen dat deze documenten haar uiterlijk op de vierde dag vóór de datum van de algemene vergadering bereiken.

Krachtens artikel 6 § 2 van het besluit kan de VZW, indien zij de naleving van de social distancemaatregelen niet kan garanderen, elke fysieke aanwezigheid van de leden of hun volmachthouders op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden, verbieden, behalve, in voorkomend geval, voor (hoofdzakelijk) de leden van het bureau en de raad van bestuur.

Krachtens artikel 6 § 3 van het besluit kan de VZW ook eisen dat de leden hun vragen uiterlijk op de vierde dag voor de datum van de algemene vergadering meedelen. De raad van bestuur beantwoordt deze vragen schriftelijk ten laatste op de dag van de algemene vergadering, maar vóór de stemming, of mondeling op de algemene vergadering indien hij ervoor kiest om de algemene vergadering rechtstreekse of onrechtstreeks uit te zenden per telefoon- of videoconferentie te organiseren, die toegankelijk is voor elke persoon die gerechtigd is om deel te nemen. De VZW publiceert de antwoorden op schriftelijke vragen op zodanige wijze dat deze redelijkerwijze onder de aandacht worden gebracht van de leden en andere personen die gerechtigd zijn om aan de algemene vergadering deel te nemen.

Krachtens artikel 6 § 5 van het besluit kan de VZW elk bericht dat bij de inwerkingtreding van het besluit reeds is gepubliceerd of verzonden, wijzigen om in plaats daarvan de procedure van de telefoon- of videoconferentie uit te voeren of de plaats van de algemene vergadering te wijzigen, zonder dat de formaliteiten voor de bijeenroeping van en de deelname aan de algemene vergadering opnieuw hoeven te worden vervuld. De VZW zorgt er in de mate van het mogelijke voor dat deze wijziging onder de aandacht wordt gebracht van de leden en andere personen die gerechtigd zijn om deel te nemen aan de algemene vergadering, met de middelen die in de gegeven omstandigheden het meest geschikt zijn, bijvoorbeeld op haar website, per e-mail of, voor personen waarvan het e-mailadres niet beschikbaar is voor de betrokken entiteit, per gewone post.

De vergadering uitstellen is echter ook mogelijk.

Overeenkomstig artikel 7 § 1 van het besluit kan de raad van bestuur de gewone algemene vergadering uitstellen, zelfs als deze al is bijeengeroepen. De VZW zorgt er in de mate van het mogelijke voor dat dit uitstel ter kennis wordt gebracht van de leden en andere personen die gerechtigd zijn om deel te nemen aan de algemene vergadering, met de middelen die gezien de omstandigheden het meest geschikt zijn en bijvoorbeeld op haar internet of via e-mail of, voor personen waarvan de entiteit geen e-mailadres heeft, via de gewone post.

Voor de toepassing van de regels met betrekking tot de bijeenroeping, de oproeping tot deelname, de volmachten, de stemming per post en alle andere modaliteiten, wordt de uitgestelde algemene vergadering als een nieuwe vergadering beschouwd.

Krachtens artikel 7 § 2 van het besluit kan de algemene vergadering worden uitgesteld met 10 weken na 30 juni (termijn voorzien in met name artikel 3:47 § 1 lid 2 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) voor de goedkeuring van de jaarrekening en het budget voor het boekjaar volgend op het boekjaar waarop deze jaarrekening betrekking heeft). In dit geval wordt de algemene vergadering uitgesteld tot september.

Er dient te worden opgemerkt dat krachtens artikel 7 § 3 van het besluit uitstel niet mogelijk is voor algemene vergaderingen die worden bijeengeroepen door of op verzoek van de commissaris of voor vergaderingen die worden bijeengeroepen op verzoek van de leden overeenkomstig de bepalingen van het WVV. Indien deze algemene vergaderingen niet kunnen worden uitgesteld, kunnen zij worden gehouden overeenkomstig de bepalingen van artikel 6 van het besluit.