Coronavirus : quelles souplesses pour les réunions de vos instances ?

Suite à l’entrée en vigueur de la loi de pouvoirs spéciauxle ministre de la Justice a annoncé avoir pris plusieurs arrêtés royaux, dont un qui doit notamment permettre aux ASBL d’organiser dans des conditions flexibles leurs réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale malgré le contexte de confinement lié à la crise du coronavirus. Cet arrêté n° 4 ayant été publié hier au Moniteur Belgevoyons plus en détail ce qu’il en est.

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Commençons par remarquer que, contrairement à l’annonce initiale, les dispositions du chapitre 2 de l’arrêté, celles qui intéressent notamment les ASBL, sont d'application durant la période allant du 1er mars 2020 au 3 mai (et non au 19 avril) 2020 inclus. En fonction de l’évolution de la situation en termes de mesures de confinement prises par le Conseil National de Sécurité, un nouvel arrêté pourra, le cas échéant, adapter la date finale de cette période.

En vertu de l’article 4 de l’arrêté, malgré la date limite du 3 mai 2020, une assemblée générale ou une réunion du conseil d'administration convoquée avant cette date limite peut être tenue conformément aux dispositions du chapitre 2 de l’arrêté même si elle a lieu après cette date limite. Exemple : l’assemblée générale a été convoquée le 14 avril pour se tenir le 5 juin. Cette assemblée générale pourra se tenir conformément aux souplesses prévues par l’arrêté. 

 

 

Assemblée générale 

Maintenir la réunion : possible 

En vertu de l’article 6 § 1er de l’arrêté, le conseil d'administration peut imposer, même en l'absence de toute autorisation statutaire, aux membres de l’assemblée générale d'exercer leurs droits exclusivement : 

  • en votant à distance avant l'assemblée générale par correspondance : pour ce faire, l’ASBL se conforme à ses statuts ou, à défaut de disposition statutaire, au système en vigueur pour les sociétés anonymes, à savoir la mise à disposition d’un formulaire ou la publication de celui-ci sur un site internet ;
  • en donnant une procuration avant l'assemblée générale : le conseil d'administration peut imposer que le mandataire soit toute personne qu'il désigne, dans le respect des éventuelles règles de conflits d'intérêts. Ce mandataire n'est autorisé à exercer le droit de vote pour compte du membre qu'à la condition qu'il dispose d'instructions de vote spécifiques pour chaque sujet figurant à l'ordre du jour.

Ces documents pourront être envoyés à l'adresse indiquée par l’ASBL par tous moyens, en ce compris par l'envoi d'un courrier électronique accompagné d'une copie scannée ou photographiée du formulaire ou de la procuration complétée et signée. L’ASBL peut imposer que ces documents lui parviennent au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l'assemblée générale. 

En vertu de l’article 6 § 2 de l’arrêté, l’ASBL peut, au cas où elle ne peut garantir le respect des mesures de distanciation sociale, interdire toute présence physique de membres ou de mandataires de ceux-ci, au lieu où se tient l'assemblée générale, sauf, le cas échéant, en ce qui concerne (principalement) les membres du bureau et du conseil d’administration. 

En vertu de l’article 6 § 3 de l’arrêté, l’ASBL peut également imposer que les membres communiquent leurs questions au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l'assemblée générale. Le conseil d'administration répond à ces questions par écrit au plus tard le jour de l'assemblée générale, mais avant le vote, ou oralement lors de l'assemblée générale s'il choisit d'organiser une diffusion en direct ou en différé de l'assemblée générale par conférence téléphonique ou vidéo, accessible à toute personne ayant le droit d’y participer. L’ASBL doit publier des réponses aux questions écrites de manière à ce qu'elles soient raisonnablement portées à la connaissance des membres et autres personnes ayant le droit de participer à l'assemblée générale. 

En vertu de l’article 6 § 5 de l’arrêté, l’ASBL peut modifier toute convocation déjà publiée ou envoyée lors de l'entrée en vigueur de l’arrêté pour mettre en œuvre plutôt le procédé de la conférence téléphonique ou vidéo ou pour modifier le lieu de l'assemblée générale, sans que les formalités de convocation et de participation à l'assemblée générale s'appliquent à nouveau. L’ASBL veille, dans la mesure du possible, à ce que cette modification soit portée à la connaissance des membres et autres personnes ayant le droit de participer à l'assemblée générale par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances et par exemple sur son site internet, par courrier électronique ou, pour les personnes dont l'entité concernée ne dispose pas de l'adresse électronique, par courrier ordinaire. 

Reporter la réunion : possible aussi 

En vertu de l’article 7 § 1er de l’arrêté, le conseil d'administration peut reporter l'assemblée générale ordinaire, même si elle a déjà été convoquée. L’ASBL veille, dans la mesure du possible, à ce que ce report soit porté à la connaissance des membres et autres personnes ayant le droit de participer à l'assemblée générale, par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances et par exemple sur son site internet ou par courrier électronique ou, pour les personnes dont l'entité ne dispose pas de l'adresse électronique, par courrier ordinaire. 

Pour l'application des règles relatives aux convocations, aux avis de participation, aux procurations, au vote par correspondance et toutes autres modalités, l'assemblée générale reportée est considérée comme une nouvelle assemblée. 

En vertu de l’article 7 § 2 de l’arrêté, l’assemblée générale peut être reportée de 10 semaines après le 30 juin (échéance prévue notamment par l’article 3:47 § 1er al. 2 du Code des sociétés et des associations (CSA) pour l’approbation des comptes annuels et du budget de l'exercice social qui suit l'exercice social sur lequel portent ces comptes annuels). Dans cette hypothèse, l’assemblée générale sera reportée au mois de septembre prochain. 

À noter qu’en vertu de l’article 7 § 3 de l’arrêté, le report n’est pas possible pour les assemblées générales convoquées par ou à la demande du commissaire ni pour les assemblées convoquées à la demande de membres conformément aux dispositions du CSA. Si ces assemblées générales ne peuvent pas être reportées, elles peuvent se tenir selon les modalités prévues à l'article 6 de l’arrêté. 

 

 

Conseil d’administration 

Le CSA prévoit déjà qu’à partir du 1er janvier 2020, le conseil d’administration peut prendre des décisions par écrit à deux conditions : cette possibilité ne doit pas être exclue par les statuts et les décisions doivent être prises à l’unanimité. 

Larticle 8 de l’arrêté de pouvoirs spéciaux rappelle cette possibilité et l’assouplit : toute décision du conseil d'administration peut être prise à l’unanimité, par écrit ou par tout autre moyen de communication visé à l'article 2281 du Code civil (télégramme, télex, télécopie, courrier électronique ou tout autre moyen de communication  qui se matérialise par un document écrit chez le destinataire voire qui ne se matérialise pas par un document écrit chez le destinataire pour la seule raison que celui-ci utilise un autre mode de réception). 

Élément étonnant : contrairement à l’annonce initiale, les dispositions de l’arrêté ne prévoient pas la possibilité de décision « à la majorité » par le conseil d’administration. Cependant, on retrouve cette possibilité dans l’exposé des motifs : « L'organe d'administration peut également délibérer et décider (si nécessaire à la majorité) via un moyen de communication électronique permettant la discussion. » 

Toute réunion du conseil d'administration peut, même en l'absence de toute autorisation statutaire, être tenue au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences téléphoniques ou vidéo. 

Aucun changement n’est apporté par l’arrêté concernant les procurations, donc si les statuts le prévoient, un administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur à une réunion du conseil d'administration. 

Remarque : le CSA parle d’organe d’administration et plus de conseil d’administration. Nous continuons cependant à utiliser la terminologie « conseil d’administration » parce qu’elle est largement ancrée et parce que le CSA parle aussi dans une série de dispositions de « conseil d’administration » à la place de « organe d’administration », ce qui ne contribue pas à une clarté optimale. 

 

 

 

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