Moeten de leden van het “bureau van de algemene vergadering” werkelijk fysiek aanwezig zijn?

Artikel 37 van de wet van 20 december 2020 laat toe om de bijeenkomst van de algemene vergadering virtueel te organiseren, maar voorziet een uitzondering: de leden van het “bureau van de algemene vergadering” moeten wel fysiek aanwezig zijn. Wat betreft vzw’s is dit behoorlijk merkwaardig, omwille van drie redenen.

1. De notie “bureau van de algemene vergadering” bestaat in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) enkel voor bedrijven, niet voor vzw’s. Zeer veel verenigingen hebben dus geen “bureau van de algemene vergadering”. Volgens onze interpretatie gaat het over personen die de algemene vergadering van een vzw  organiseren en leiden (de voorzitter, secretaris etc.), maar dit creëert duidelijk rechtsonzekerheid, aangezien het “bureau van de algemene vergadering” (die niet echt bestaat voor vzw’s) het proces-verbaal moet ondertekenen.  
2. Het voorzien van virtuele vergaderingen, maar het verplichten van fysieke aanwezigheid van bepaalde personen – de leden van het “bureau van de algemene vergadering”, zorgt voor het tenietdoen van de soepele werking van de maatregel. Ze verliest bovendien ook deels haar nuttig effect, aangezien de administratieve last van een fysieke vergadering behouden blijft.
3. In de context van de gezondheidscrisis, waar de maatregelen van de overheid erop gericht zijn zoveel mogelijk fysiek contact te vermijden, is het paradoxaal om de bijeenkomst van bepaalde mensen op te leggen – zelfs al is hun aantal beperkt. Deze derde reden is niet structureel, maar is nog steeds niet optimaal, gelet op de beperkingen van de gezondheidscrisis bij de goedkeuring van deze maatregel.

Om deze redenen had Unisoc bij het kabinet Justitie en de verschillende democratische fracties in de Kamer ervoor gepleit om deze uitzondering te laten vallen, voordat de wet werd aangenomen. Onze vraag werd niet gehoord, maar wij blijven deze vraag (evenals de eis om in de WVV de mogelijkheid op te nemen om de vergaderingen van de raad van bestuur op virtuele wijze te organiseren, zonder uitdrukkelijke statutaire machtiging) aan de minister van Justitie stellen.

Is intussen alles verloren?  

Aangezien de kwestie van het "bureau van de algemene vergadering" in onze sectoren veel moeilijkheden oplevert, is Unisoc bij de FOD Justitie nagegaan over welke manoeuvreerruimte de verenigingen beschikken om de fysieke aanwezigheid van de leden van het "bureau van de algemene vergadering" te vermijden.

De FOD Justitie bevestigt dat artikel 2:42,1° van de WVV een mogelijkheid biedt. Wanneer alle vergadergerechtigden ermee instemmen om de algemene vergadering volledig via elektronische weg te houden, zijn deze algemene vergadering en de daar genomen beslissingen niet noodzakelijk nietig. Indien niet is voldaan aan de wettelijke vereiste van fysieke aanwezigheid van de leden van het "bureau van de algemene vergadering", kan dit worden beschouwd als een "formele onregelmatigheid". Dit betekent dat er geen automatische nietigheid is. De nietigheid zou wel door de rechter kunnen worden uitgesproken, na een verzoek daartoe.

Daartoe moet de eiser bewijzen dat de begane onregelmatigheid de beraadslagingen of de stemming heeft kunnen beïnvloeden, dan wel dat zij met frauduleuze bedoelingen is begaan. Indien alle personen die gerechtigd waren aan de bijeenkomst deel te nemen, ermee hebben ingestemd deze bijeenkomst virtueel te organiseren, is zij slechts nietig indien de bedrieglijke opzet door een derde persoon wordt aangetoond. Het is aan de vzw om te rechtvaardigen dat de fysieke afwezigheid van de leden van het "bureau van de algemene vergadering" geen bedrieglijk opzet inhoudt.

Dit is geen wondermiddel, maar het biedt wel enige perspectieven totdat Unisoc misschien de wet kan laten wijzigen. We houden u uiteraard op de hoogte van de ontwikkelingen in deze zaak.

Terug naar themafiche