Les membres du « bureau de l’assemblée générale » doivent-ils vraiment être présents physiquement ?

Pour rappel, la loi du 20 décembre 2020 contient une série de nouveautés en matière d’organisation des réunions de l’assemblée générale des ASBL. Ainsi, il est dorénavant notamment possible d’organiser ces réunions par vidéoconférence. Par exception toutefois, la présence physique des membres du « bureau de l’assemblée générale » est obligatoire. L’Unisoc a interpellé le SPF Justice pour obtenir des précisions à ce sujet et il en ressort que cette obligation pourrait être allégée.

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L’article 37 de la loi du 20 décembre dernier permet la tenue virtuelle des réunions de l’assemblée générale mais prévoit une exception : les membres du « bureau de l’assemblée générale » doivent être présents physiquement. S’agissant des ASBL, cette exception ne manque pas d’étonner, et ce pour trois raisons.

  1. La notion de « bureau de l’assemblée générale » existe dans le Code des sociétés et des associations (CSA) uniquement pour les sociétés, pas pour les ASBL, de nombreuses associations n’ayant donc pas de « bureau de l’assemblée générale ». Notre interprétation est qu'il s'agit des personnes qui organisent et dirigent l'assemblée générale au sein d'une ASBL (président, secrétaire, etc.), mais ce point crée clairement une insécurité juridique, d’autant que c’est le « bureau de l’assemblée générale » (qui n'existe donc pas réellement pour les ASBL) qui doit signer le procès-verbal.
  2. Prévoir la possibilité de réunions virtuelles, mais imposer la présence physique de certaines personnes, en l’occurrence les membres du « bureau de l’assemblée générale », c’est priver cette mesure de souplesse d’une bonne partie de son effet utile et maintenir intacte la charge administrative que toute réunion en présentiel implique.
  3. Dans le contexte de crise sanitaire que nous traversons, alors que les mesures prises par les autorités visent à limiter au maximum les contacts physiques, il est paradoxal d’imposer le rassemblement de certaines personnes – aussi limité leur nombre puisse être. Cette troisième raison est conjoncturelle et non structurelle, mais toujours est-il qu’il n’a pas été optimalement tenu compte des contraintes de la crise sanitaire au moment d’approuver cette mesure.

C’est pour ces différentes raisons qu’en amont du vote de la loi, l’Unisoc avait plaidé, tant auprès du cabinet Justice qu’auprès des différents groupes politiques démocratiques de la Chambre, pour l’abandon de cette exception. Nous n’avons pas été entendus, mais nous continuons à porter cette revendication (de même que la demande d’inscrire de façon structurelle dans le CSA la possibilité d’organiser les réunions du conseil d’administration de façon virtuelle sans habilitation statutaire expresse) auprès du ministre de la Justice.

En attendant, tout est-il perdu ?

Face au constat que la question du « bureau de l’assemblée générale » pose bien des difficultés dans nos secteurs, l’Unisoc a vérifié avec le SPF Justice quelles sont les marges de manœuvre qui se présentent aux associations pour quand même éviter la présence physique des membres du « bureau de l’assemblée générale ».

Le SPF Justice confirme que l’article 2:42,1°, du CSA offre une possibilité. Lorsque toutes les personnes habilitées à assister aux réunions conviennent d'organiser l'assemblée générale entièrement par voie électronique, cette assemblée générale et les décisions qui s’y prennent ne doivent pas nécessairement être considérées comme nulles. Si l’exigence légale de la présence physique des membres du « bureau de l’assemblée générale » n’est pas respectée, cela peut être considéré comme une « irrégularité de forme ». Cela signifie qu’il n’y a pas de nullité automatique. La nullité pourrait être prononcée par le juge suite à une demande.

Pour cela, le demandeur doit prouver que l'irrégularité commise a pu influencer les délibérations ou le vote ou qu'elle a été commise avec une intention frauduleuse. Si toutes les personnes qui avaient le droit de participer à la réunion étaient d'accord de l’organiser totalement virtuellement, il n'y aura nullité que si l'intention frauduleuse est démontrée par un tiers. À l’ASBL de justifier dès lors que l’absence physique des membres du « bureau de l’assemblée générale » ne relève pas d’une intention frauduleuse.

Ce n’est pas la panacée, mais voilà qui offre néanmoins des perspectives en attendant que l’Unisoc puisse peut-être faire modifier la loi. Nous vous tiendrons naturellement au courant des évolutions dans ce dossier.

 

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