Du nouveau pour votre assemblée générale : réunion électronique et procédure écrite

Un projet de loi portant des mesures temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du COVID-19 a été approuvé jeudi dernier à la Chambre et publié aujourd’hui au Moniteur Belge. Entre autres choses, il rend dorénavant possible la tenue des assemblées générales des A(I)SBL par voie électronique et également la prise de décision par procédure écrite. L’Unisoc demandait une série d’adaptations supplémentaires dans la lignée de ce que prévoyait l’arrêté royal n° 4, notamment la possibilité d’organiser également les conseils d’administration par voie électronique, mais n’a pas été suivie. 

administration (8)

 

Assemblée générale électronique 

Mesure structurelle importante : le texte adopté prévoit que le conseil d’administration peut, en l’absence d’habilitation statutaire, prévoir la possibilité pour les membres de participer à distance à l’assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l’A(I)SBL (Teams, Zoom, WebEx, etc.). Pour ce qui concerne le respect des conditions de quorum et de majorité, les membres qui participent de cette manière à l’assemblée générale sont réputés présents à l’endroit où se tient l’assemblée générale. 

En cas d’assemblée générale électronique, l’A(I)SBL doit être en mesure de contrôler la qualité et l’identité des participants. 

Le moyen de communication électronique utilisé doit au moins permettre aux membres de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’assemblée générale, de poser des questions et d’exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l’assemblée générale est appelée à se prononcer. Ces exigences peuvent toutefois être allégées jusqu’au 30 juin 2021 en cas de motivation par le conseil d’administration. 

La convocation à l’assemblée générale doit contenir une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance. Lorsque l’A(I)SBL dispose d’un site internet, ces procédures doivent y être accessibles à ceux qui ont le droit de participer à l’assemblée générale. 

Le procès-verbal de l’assemblée générale doit mentionner les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l’assemblée générale ou au vote. 

Les membres du bureau de l’assemblée générale ne peuvent pas participer à l’assemblée générale par voie électronique. L’Unisoc avait demandé que la possibilité de participer par voie électronique concerne tous les membres, sous peine de vider (partiellement) cette facilité de son effet utile, mais elle n’a pas été suivie. 

Le texte adopté prévoit aussi que les statuts peuvent autoriser tout membre à voter à distance avant l’assemblée générale sous forme électronique, selon les modalités qu’ils déterminent. L’A(I)SBL doit alors être en mesure de contrôler la qualité et l’identité du membre, de la manière définie par les statuts ou en vertu de ceux-ci. 

Dans la mesure où une assemblée générale est un moment rare qui permet la confrontation d’idées et de points de vue par rapport à des décisions importantes, que par ailleurs il est souvent impossible d’avoir une position éclairée avant de recevoir une série de précisions en réunion, la possibilité de vote à l’avance pose question. 

 

Assemblée générale écrite 

Autre mesure structurelle importante : le texte adopté prévoit que les membres peuvent, à l’unanimité et par écrit, prendre toutes les décisions qui relèvent des pouvoirs de l’assemblée générale, à l’exception de la modification des statuts. Dans ce cas, les formalités de convocation ne doivent pas être accomplies. 

Par souci de cohérence, l’Unisoc avait demandé que l’interdiction de procédure écrite prévue pour la modification des statuts soit généralisée à toutes les décisions exigeant un quorum et une majorité spéciale (comme l’exclusion d’un membre ou la dissolution volontaire de l’A(I)SBL). Cette demande n’a pas non plus été accueillie favorablement. 

 

Autres demandes de l’Unisoc 

L’Unisoc demandait aussi que, par sécurité juridique et pour formaliser une pratique déjà acceptée par la doctrine concernant les réunions via télé ou vidéoconférence, la possibilité d’organiser en tout temps des réunions du conseil d’administration soit inscrite dans le Code des Sociétés et des Associations (CSA). En tenant compte bien entendu des conditions prévues dans l’AR n° 4 adopté durant la première vague de COVID-19. Cette demande n’a pas été suivie d’effet. 

En outre, l’Unisoc a attiré l’attention sur le fait qu’après la cessation des effets de l’AR n° 4, de nombreuses associations, pour des raisons sanitaires, ont continué à tenir les réunions de leur conseil d’administration par voie électronique. Les associations qui n'ont pas prévu cette possibilité dans leurs statuts se trouvent donc dans une situation d'insécurité juridique, à laquelle l’Unisoc a donc demandé de remédier par le biais de l’ajout d’une disposition au projet de loi, qui concerne les décisions prises lors des réunions du conseil d'administration qui ont lieu entre la cessation des effets de l'AR n° 4 (30 juin 2020) et l'entrée en vigueur du projet de loi. Cette demande n’a pas non plus été suivie d’effet. 

En l’absence de modification du CSA en ce sens, est-il quand même possible d’organiser les réunions du conseil d’administration par voie électronique ? Oui, mais à condition que les statuts le prévoient (la doctrine va dans ce sens), à défaut de quoi les décisions prises pourraient faire l’objet d’une contestation. 

 

Quid des AG physiques en période de crise sanitaire ? 

Dans le cadre de la première vague de COVID-19, les A(I)SBL ont pu choisir de reporter leur assemblée générale de juin 2020 au 8 septembre 2020, grâce à l’AR  4. De nombreuses associations ont opté pour cette possibilité avec l'idée que la crise prendrait fin. 

Cependant, la deuxième vague de COVID-19 a commencé et une série d’A(I)SBL ont connu des difficultés parce que la date limite du 8 septembre 2020 a été dépassée. Certaines associations ont tenu leur assemblée générale en octobre, d'autres en novembre, d'autres encore en décembre 2020. Certaines associations envisagent de ne tenir leurs assemblées générales qu'en 2021, compte tenu de l'incertitude quant à la poursuite ou non de la crise. 

Cette prudence est renforcée par les limites fixées dans l’arrêté ministériel du 28 octobre 2020, tel que modifié par les AM suivants. Cet AM stipule que les réunions ne peuvent, en principe, réunir plus de 4 personnes. C'est pourquoi l’Unisoc a demandé au ministre de la Justice de garantir la sécurité juridique en ce qui concerne les assemblées générales qui se tiennent après le 8 septembre 2020, et ce aussi longtemps que la crise sanitaire et les restrictions qu'elle entraîne persisteront. Ces échanges avec le cabinet se sont avérés infructueux. 

 

Retour vers la fiche thématique CSA 

Retour vers la fiche thématique corona