Coronavirus: geen algemeen uitstel van de AV

Unisoc had als doel rechtszekerheid te verschaffen aan de vzw’s die niet in de mogelijkheid zijn om een fysieke (door de gezondheidscrisis) of virtuele (door technische redenen) algemene vergadering te organiseren.

Er zijn nog heel wat beperkingen voor bijeenkomsten omwille van gezondheidsredenen – ook wat betreft de vergaderingen van de beheersorganen. Hoewel de vaccinatiecampagne positief vordert en de cijfers op dit moment laag zijn, is het moeilijk om op korte termijn vooruit te kijken.

De minister gaat ervan uit dat de organisaties sinds de eerste golf in 2020 regelingen hebben kunnen treffen en zich hebben kunnen aanpassen aan de gezondheidscrisis. De minister benadrukte ook dat we ons niet meer in een context van volmachten bevinden, en het dus niet langer mogelijk is om met koninklijke besluiten te werken. Er zou een wet nodig zijn, wat betekent dat een klassiek parlementair proces niet meer kan afgerond worden voor 30 juni.

Wat betreft het technisch aspect werd artikel 9:16/1 §1 WVV ingevoerd op verzoek van de minister, bij wet van 20 december 2020. Dit artikel voorziet de mogelijkheid om de AV virtueel te organiseren, maar verbindt daaraan een aantal voorwaarden die moeten voldaan zijn indien een vzw haar AV elektronisch wil organiseren:

• De vzw stelt een elektronisch communicatiemiddel ter beschikking;
• Elk lid moet in de mogelijkheid zijn om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken deel te nemen aan de besprekingen, het woord te nemen en vragen te stellen;
• Elk effectief lid moet zijn stem kunnen uitbrengen volgens de regels vastgelegd door de statuten of door de vzw;
• De vzw moet het aantal deelnemers en hun identiteit kunnen verifiëren;
• De leden van het bureau van de AV moeten fysiek aanwezig zijn op de plek waar de vergadering plaatsheeft.

Unisoc heeft de minister eraan herinnerd dat sommige sectoren specifieke bijzonderheden hebben die obstakels kunnen vormen, in het bijzonder bij kleine structuren:

• Voor veel vzw’s kan het moeilijk zijn om de juiste materialen en technologie te bekomen die nodig zijn voor een correct overleg en om een stemming te organiseren in overeenstemming met de regels bepaald in de statuten of door het WVV.
• In tegenstelling tot commerciële structuren, zijn veel vzw’s kleine structuren die gebaseerd zijn op de vrijwillige bijdrage van de bestuurders. Dit houdt veel administratief (en financieel) werk in, waarvoor niet noodzakelijk de middelen zijn.
• In geval van een vzw met een groot aantal leden, dient een medium te worden voorzien dat de connectie met een groot aantal deelnemers kan voorzien, hun identificatie, hun mondelinge, gelijktijdige deelname en de uitoefening van hun stemrecht. Dit is kostelijk en moeilijker om te beheersen.
• De vzw’s met minder leden komen ook technische moeilijkheden tegen bij het organiseren van een elektronische AV: vooral wat betreft de toegang tot apparatuur en de interne capaciteit om de leden te informeren en op te leiden over de nieuwe praktijken rond vergaderen op afstand.

Hierop liet de minister weten dat de wet van 20 december 2020 reeds een serie van versoepelingen en mogelijkheden tot afwijken voorziet, tot 30 juni 2021 (zie artikel 43) en dat er geen intenties zijn om, gezien de context, bijkomende initiatieven te nemen over deze materie.

Welke beweegruimte is er nog?

Ter herinnering: het belang van het houden van de AV ten laatste 30 juni komt door de verplichting van de goedkeuring van de jaarrekeningen en ze neer te leggen, en anderzijds het indienen van de aangifte in de rechtspersonenbelasting. Daarom worden hieronder de gevolgen voor deze twee verplichtingen bestudeerd wanneer een AV niet ten laatste 30 juni gehouden wordt.

Aangifte in de rechtspersonenbelasting

In principe heeft een vzw zeven maanden de tijd om de aangifte in te dienen vanaf de afsluiting van de balans, ongeacht of dit samenvalt met de datum van de AV. Deze periode van zeven maanden start op de eerste dag volgend op de maand waarin de balans werd afgesloten. Bijvoorbeeld: ten laatste 31 juli 2021, wanneer de balans werd afgesloten op 31 december 2020.

Door de specifieke omstandigheden die veroorzaakt werden door de COVID-19-crisis, hebben het kabinet Financiën en de FOD Financiën beslist dat de vzw’s een bijkomend uitstel krijgen om de aangifte in te dienen, tot 28 oktober 2021, wanneer de datum van de afsluiting van de balans tussen 31 december 2020 en 28 februari 2021 lag.

Op fiscaal vlak dienen de vzw’s zich dus geen zorgen te maken, indien ze hun AV niet tussen nu en 30 juni kunnen organiseren en ze deze willen uitstellen.

Goedkeuring en neerlegging van de jaarrekeningen

In principe moet de goedkeuring van de jaarrekeningen plaatsvinden ten laatste 30 juni (art. 3:47 §1 WVV) met het oog op de neerlegging in de 30 dagen die volgen (art. 2:9 §1 WVV) op de griffie van de ondernemingsrechtbank (of bij de Nationale Bank van België voor de grote vzw’s). 

Het gevolg van het niet-neerleggen binnen de bovengenoemde periode, is het risico op een gerechtelijke ontbinding in de zin van artikel 2:113 §1 4° WVV. Dit risico moet evenwel gerelativeerd worden. Vooreerst gaat het niet om een ontbinding van rechtswege: de zaak moet aanhangig worden gemaakt door een lid, een betrokken derde of door het openbaar ministerie, wanneer de deadline van zeven maanden volgend op de datum van de sluiting van het boekjaar verlopen is (dus in principe ten vroegste 1 augustus 2021). Verder kan de vzw, zelfs indien het verzoek wordt ingediend, de situatie nog regulariseren door de ontbrekende jaarrekeningen neer te leggen vóór het einde van de debatten.

Op boekhoudkundig vlak moeten de vzw’s zich dus niet teveel zorgen maken en kunnen ze ook hier hun AV uitstellen.

Wat met de leden van het “bureau van de AV”?

Ter herinnering: Unisoc heeft de minister eveneens bevraagd over een bepaling in de wet van 20 december 2020 die de mogelijkheid voorziet om de AV virtueel te organiseren, waarbij de leden van het “bureau van de AV” uitzonderlijk toch fysiek aanwezig moeten zijn. We vroegen een herziening van de wet, omwille van meerdere redenen, die we uiteengezet hebben in een nieuwsbericht.

Nadat het kabinet van de minister de FOD Justitie had bevraagd, liet het ons uiteindelijk weten dat “deze term niet problematisch kan zijn voor de vzw’s, omdat dit kan samengesteld worden zoals de vereniging zelf wenst”. Unisoc kan enkel akte nemen van dit antwoord en nodigt de vzw’s uit om de mogelijkheid van artikel 2:42 1° WVV zoals hoger uiteengezet.

Terug naar themafiche