Coronavirus : pas de report généralisé de l’AG

28-05-2021

Le contexte sanitaire étant encore incertain, l’Unisoc avait interpellé le cabinet du ministre de la Justice pour demander de prévoir la possibilité de reporter l’assemblée générale qui doit normalement se tenir au plus tard le 30 juin à une date ultérieure (comme lors de la première vague en 2020 avec l’arrêté royal de pouvoirs spéciaux n° 4). Cette demande n’a pas été accueillie favorablement. Nous vous proposons ci-dessous un état des lieux et revenons sur les différentes options qui se présentent pour les ASBL.

L'objectif de l’Unisoc était de pouvoir offrir une sécurité juridique aux ASBL qui ne sont pas en mesure d'organiser leur AG physiquement (en raison de la crise sanitaire) ou virtuellement (en raison de difficultés techniques).

Sur le plan sanitaire, les restrictions en matière de rassemblements, y compris concernant les réunions des organes de gestion, sont encore nombreuses et, bien que la campagne de vaccination se poursuive de façon positive et que les chiffres soient actuellement bas, il est difficile de se projeter dans l’avenir à court terme.

Le ministre estime que, depuis la première vague en 2020, les organisations ont pu prendre leurs dispositions et s’adapter aux contraintes de la crise sanitaire. Par ailleurs, le ministre a souligné que nous ne sommes plus en contexte de pouvoirs spéciaux et qu’il n’est plus possible de fonctionner par arrêtés royaux. Une loi serait nécessaire, ce qui suppose un processus parlementaire classique impossible à finaliser d’ici le 30 juin prochain.

Sur le plan technique, l'article 9:16/1 § 1^er du CSA, introduit à la demande du ministre par la loi du 20 décembre 2020, a certes instauré la possibilité d’organiser les réunions de l’AG de façon virtuelle, mais elle prévoit un certain nombre de conditions qui doivent être remplies si une ASBL souhaite organiser son AG par voie électronique :

mise à disposition d'un moyen de communication électronique par l’ASBL ;
possibilité pour tout membre de participer directement, simultanément et en permanence aux délibérations, de prendre la parole et de poser des questions en temps réel ;
possibilité pour les membres effectifs d'exprimer leur vote selon les règles fixées par les statuts ou par l'ASBL ;
vérification par l'ASBL de la qualité et de l'identité des participants ;
présence physique des membres du bureau de l’AG sur le lieu où se tient la réunion.

L’Unisoc a rappelé au ministre que certains de ses secteurs ont des caractéristiques spécifiques qui peuvent conduire à des obstacles, principalement dans les petites structures :

Pour de nombreuses ASBL, il peut être difficile d'avoir accès aux équipements et aux technologies nécessaires à une véritable délibération et au respect des règles fixées par les statuts ou par le CSA pour organiser un vote.
Contrairement aux structures commerciales, de nombreuses ASBL sont de petites structures basées sur la participation volontaire des administrateurs. Cela signifie beaucoup de travail administratif (et financier) pour lequel il n'y a pas nécessairement de ressources.
Les membres d'une association sont très différents. Certains membres ont peu ou pas d'accès aux ressources numériques (par exemple, les personnes âgées).
Pour les ASBL ayant un grand nombre de membres, un logiciel permettant la connexion d'un grand nombre de participants, leur identification, leur participation orale simultanée et l'exercice de leur droit de vote est coûteux et plus compliqué à maîtriser.
Les ASBL ayant peu de membres rencontrent également d'importantes difficultés techniques pour organiser une AG électronique, notamment en termes d'accès aux équipements et de capacité interne à informer et former les membres aux nouvelles pratiques des réunions à distance.

Là-dessus le ministre a indiqué que la loi du 20 décembre 2020 a déjà prévu une série de souplesses et possibilités de dérogation jusqu’au 30 juin 2021 (voir article 43) et qu’il n’entre pas dans ses intentions de prendre, vu le contexte, des initiatives supplémentaires en la matière.

Quelles sont néanmoins les marges de manœuvre ?

Pour rappel, l’importance de la tenue de l’AG au plus tard le 30 juin est due d’une part à l’obligation d’approuver les comptes annuels et de les déposer, d’autre part à l’obligation de rentrer la déclaration d’impôt des personnes morales. Il convient d’examiner les conséquences de l’absence de tenue de l’AG au plus tard le 30 juin à ces deux égards.

Déclaration d’impôt des personnes morales

En principe, une ASBL bénéficie d’un délai de sept mois pour déposer sa déclaration, à compter de la date de clôture du bilan, que celle-ci coïncide ou non avec la date de l’AG. Ce délai de sept mois commence le premier jour du mois suivant la date de clôture du bilan. Exemple : 31 juillet 2021 au plus tard si clôture du bilan le 31 décembre 2020.

En raison des circonstances spécifiques causées par la crise du COVID-19, le cabinet Finances et le SPF Finances ont décidé que les ASBL peuvent faire usage d’un report supplémentaire de la déclaration jusqu’au 28 octobre 2021, si la date de clôture du bilan est comprise entre le 31 décembre 2020 et le 28 février 2021.

Sur le plan fiscal, les ASBL ne doivent donc pas s’inquiéter si elles ne sont pas en mesure d’organiser leur AG d’ici au 30 juin, et si elles souhaitent la reporter.

Approbation et dépôt des comptes annuels

En principe, l'approbation des comptes annuels doit avoir lieu au plus tard le 30 juin (art. 3:47 § 1^er du CSA) en vue de leur dépôt dans les 30 jours (art. 2:9 § 1^er du CSA) au greffe du tribunal de l’entreprise (ou à la Banque nationale de Belgique pour les grandes ASBL).

La conséquence du non-dépôt endéans le délai susmentionné, c’est le risque d’une procédure de dissolution judiciaire en vertu de l’article 2:113 § 1^er 4° du CSA. Mais ce risque doit être relativisé. Tout d’abord, il ne s’agit pas d’une dissolution de plein droit ; le tribunal doit être saisi d’une requête soit d'un membre, soit d'un tiers intéressé, soit du ministère public. Ensuite, cette requête ne peut être introduite qu'à l'expiration d'un délai de sept mois suivant la date de clôture de l'exercice comptable (donc en principe au plus tôt le 1^er août 2021). Enfin, à supposer que la requête soit introduite, l’ASBL peut encore régulariser la situation en déposant les comptes annuels manquants avant la clôture des débats.

Sur le plan comptable, les ASBL ne doivent donc pas s’inquiéter outre mesure et pourraient là aussi arbitrer dans le sens d’un report de la tenue de leur AG.

Quid des membres du « bureau de l’AG » ?

Pour rappel, l’Unisoc avait également interpellé le ministre sur une disposition de la loi du 20 décembre 2020 qui prévoit qu’en cas de tenue virtuelle des réunions de l’AG, les membres du « bureau de l’AG » doivent, à titre exceptionnel, être présents physiquement. Nous demandions une révision de la loi pour plusieurs raisons développées dans une actualité.

Après avoir à son tour interpellé le SPF Justice, le cabinet du ministre a finalement répondu que cette notion, pourtant étrangère aux ASBL, « ne pose pas de problème pour les ASBL, car ce « bureau » peut être composé comme l’association le souhaite ». L’Unisoc ne peut que prendre acte de cette réponse et inviter les ASBL à envisager la possibilité contenue dans l’article 2:42 1° du CSA comme expliqué dans l’actualité susmentionnée.

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