UBO-register: nieuwigheden
Dit is een dossier waarin Unisoc reeds veel heeft geïnvesteerd in 2019. Ter herinnering: de vennootschappen, (I)VZW’s, stichtingen, trusts en andere juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met trusts moeten hun uiteindelijke begunstigden registeren bij de FOD Financiën op het platform “UBO-register”. Een recent genomen koninklijk besluit voorziet in een nieuwe verplichting die tot doel heeft te controleren dat de geregistreerde informatie “adequaat, nauwkeurig en actueel” is.
Sinds 11 oktober 2020 hebben alle “informatieplichtigen” de plicht om via het onlineplatform elk document te verschaffen waaruit blijkt dat de geregistreerde informatie over hun UBO’s “adequaat, nauwkeurig en actueel” is. Deze verplichting is gebaseerd op art. 3, §2, 13° van het KB van 30 juli 2018, gewijzigd door het nieuwe KB “UBO” van 23 september.
In het geval van (I)VZW’s kunnen deze documenten (te bepalen door de informatieplichtige) de statuten, notariële akten, een proces-verbaal van de algemene vergadering en enige ander document zijn dat het adequaat, nauwkeurig en actueel karakter kan aantonen van de informatie verschaft over de geregistreerde uiteindelijk begunstigden en hun eventuële tussenliggende entiteiten. Er is met andere woorden geen vooropgestelde lijst met toelaatbare documenten. Het is aan de “informatieplichtige” om te bepalen wat relevant is. Als hij bijvoorbeeld de statuten uploadt, dan moet hij ervoor zorgen dat deze up-to-date zijn.
Wij hebben een heel aantal vragen van onze leden ontvangen. Wij hebben deze voorgelegd aan de Algemene Administratie van de Thesaurie en kunnen u het volgende bevestigen:
- De verplichting om documenten met bewijswaarde te verschaffen geldt voor alle UBO’s, zowel Belgische als buitenlandse. Er is dus geen verschil in behandeling, wat zeer duidelijk blijkt uit het nieuwe KB. De AA Thesaurie heeft aangegeven dit punt in een volgende publicatie nog te verduidelijken;
- De administratie neemt nota van een aantal inconsistenties die zich voordoen in de documenten die ter beschikking gesteld worden met betrekking tot de verplichting om bewijsstukken in te dienen. Dit zal binnenkort worden rechtgezet in de formulering van de FAQ’s en de gebruikershandleidingen;
- De noodzaak om (een kopie van) een document te verschaffen met de identiteit van de betrokken UBO is enkel noodzakelijk voor de UBO’s die niet geregistreerd zijn via hun rijksregisternummer of bis-nummer (dit is het identificatienummer dat aan een persoon wordt gegeven die niet geregistreerd is in het rijksregister, maar die wel stabiele connecties heeft met België in verschillende domeinen zoals sociale zekerheid, de gezondheidszorg, enz.).
Het blijft wel zo dat deze nieuwe verplichting de administratieve last voor VZW’s verhoogt. Unisoc heeft de administratie op dit punt al gewezen. In overeenstemming met het principe “Only Once” (de statuten zijn al neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank, een reeks gegevens is reeds geregistreerd bij de KBO, enz.), werkt momenteel de AA Thesaurie op een mogelijkheid om de verplichting tot het overleggen van bewijsstukken te verlichten voor personen die een rijksregisternummer of bis-nummer hebben.
We maken gebruik van deze communicatie om VZW’s die het UBO-register nog niet hebben aangevuld, te herinneren dit zo snel mogelijk in orde te brengen. De AA Thesaurie heeft namelijk een verhoging van de controles aangekondigd in de nabije toekomst.
Terug naar themafiche