Wijziging in de regularisering van vertrekvakantiegeld vanaf 2024

Context

Sinds ongeveer 50 jaar is het de praktijk om in de materie van regularisering (of verrekening) van vertrekvakantiegeld het bedrag in het geheel en in één keer te verrekenen, op het moment waarop de bediende zijn hoofdvakantie neemt. Deze praktijk werd hernomen in de administratieve instructies van de RSZ en door alle sociale secretariaten overgenomen, zonder dat dit een reden tot discussie was.

Recent werd de bevoegdheid over de jaarlijkse vakantie overdragen van de FOD Sociale Zekerheid naar de FOD WASO, waarbij deze laatste vaststelde dat de hoger vernoemde praktijk niet in overeenstemming is met artikel 23 van de Loonbeschermingswet. Deze bepaling bevat een limitatieve lijst van situaties waarin aftrek van het maandelijks loon door de werkgever toegelaten is, en de regularisering van het vertrekvakantiegeld is daar niet in opgenomen. Bovendien is er een beperking van 20% van het nettoloon voor de situaties die in de lijst van artikel 23 staan.

De administratie heeft de minister van Werk Dermagne hierover geïnformeerd en deze heeft de NAR gevraagd een oplossing te zoeken. Er lagen drie opties op tafel:

1. Wijzigen (heel eenvoudig) van artikel 23 van de Loonbeschermingswet om de praktijk die al decennia op het terrein gevoerd wordt, te verankeren in de wetgeving. De werkgeversorganisaties waren voorstander van deze optie, maar de vakbonden wilden dit niet;
2. Vanaf nu maandelijks een nieuwe berekening maken van het loon, voor elke maand waarin de bediende minstens één dag vakantie neemt. Dit is de door de FOD WASO aanbevolen formule, maar deze praktijk zou het moeilijk voorspelbaar maken en zeer complex – zowel voor de bediende als voor de werkgever (maandelijks een variatie in het loon), met een grote verhoging van de administratieve last voor de werkgever;
3. De huidige praktijk loslaten en in de plaats een regeling vastleggen die tegemoetkomt aan het bezwaar van de FOD WASO, waarbij volgende punten in acht genomen worden: de juridische zekerheid voor alle actoren, de voorspelbaarheid voor de bediende, de administratieve haalbaarheid voor de werkgever en de communicatie en transparantie tegenover de bediende.

Na lange maanden van discussies hebben de sociale partners een akkoord bereikt dat gebaseerd is op de derde optie, met hulp van de sociale secretariaten die actief hebben deelgenomen aan dit werk.

Wat verandert er vanaf 1 januari 2024?

Vanaf dan zal er in twee fases gewerkt worden. In een eerste fase zal de nieuwe werkgever een forfait van 90% van het vakantiegeld verrekenen wanneer de bediende een vakantiedag opneemt. In een tweede fase, in december (of wanneer het contract afgelopen is), zal een correctie volgen, indien nodig.

1. Eerste fase van de regularisering

In de eerste fase zal het enkelvoudig vakantiegeld worden verrekend aan 90%. Dit gebeurt elke keer wanneer een nieuwe bediende een dag jaarlijkse vakantie opneemt. Er wordt 90% van het dagloon afgetrokken voor die dag vakantie. De bediende zal met andere woorden 10% van het bruto dagloon ontvangen voor elke opgenomen dag. De verrekening zal dus niet meer plaatsvinden in één keer, en de situatie waarin de nieuwe bediende zijn hoofdvakantie opneemt en geen enkel loon ontvangt aangezien hij reeds zijn vertrekvakantiegeld heeft ontvangen het jaar voordien, zal zich niet meer voordoen. Indien de bediende de opname van zijn jaarlijkse vakantie spreidt over meerdere maanden, zal de werkgever het enkelvoudig vakantiegeld dus moeten verrekenen over meerdere maanden.

2. Tweede fase van de regularisering

De tweede fase zal normaal elk jaar in december plaatsvinden. De werkgever zal moeten verifiëren of een correctie nodig is. Dit zal het geval zijn wanneer het loon bij de vorige werkgever en het loon bij de nieuwe werkgever verschilt. In dit geval zal het saldo van het vertrekvakantiegeld moeten verrekend worden, of zal er een aanvulling moeten betaald worden aan de bediende indien het verrekend forfaitair bedrag te groot was.

Indien er een bijkomende inhouding nodig is, zal dit moeten gebeuren op het loon van december (of in de maand waarin de arbeidsovereenkomst afloopt). Het bedrag aan enkelvoudig vakantiegeld dat de bediende teveel heeft ontvangen, wordt beschouwd als een voorschot op het loon. Via deze verrekening zal de werkgever normaal een maximum van 20% van het nettosalaris kunnen inhouden. Indien het bedrag dat moet ingehouden worden groter is dan 20%, zal de werkgever de inhouding moeten spreiden over twee maanden (gezien artikel 23 van de Loonbeschermingswet), behalve mits akkoord tussen de partijen om de correctie toch in één keer door te voeren.

Opgelet: in tegenstelling tot de hierboven beschreven regel, laat het koninklijk besluit de werkgever toe om een effectieve aftrek per opgenomen vakantiedag te doen, zoals aanbevolen door de FOD WASO. Maar zoals ook aangegeven, is deze optie administratief zeer belastend en complex aangezien er elke maand waarin minstens één vakantiedag wordt opgenomen, een nieuwe berekening dient te gebeuren. In tegenstelling tot de andere optie, wordt hier dus niet gewerkt met een forfait.

Communicatie en transparantie naar de bediende

Het koninklijk besluit voorziet eveneens dat de werkgever de bediende moet informeren over dit nieuw mechanisme van vertrekvakantiegeld. Deze transparantie situeert zich op drie niveaus:

1. De vorige werkgever zal expliciet de nieuwe verrekeningsregels moeten vermelden op het vakantieattest. De sociale partners van de NAR hebben hiervoor een model opgesteld, met hulp van de sociale secretariaten.
2. Indien de bediende het vraagt, dan zal de nieuwe werkgever hem heldere uitleg moeten geven over de toegepaste berekeningswijze en de regels rond de verrekening. Deze informatie zal via papier of elektronische wijze kunnen gegeven worden.
3. De nieuwe werkgever zal de nieuwe bediende moeten informeren over (eventuele) correcties die op de loonfiche van december zullen staan (of van de maand waarin de arbeidsovereenkomst afloopt).

Wat met het dubbel vakantiegeld?

Dit nieuw systeem is enkel van toepassing op de regularisering van enkelvoudig vakantiegeld. Voor het dubbel vakantiegeld wijzigt niets: in 2024 zal dit nog steeds in één keer verrekend worden. Dit zal in het algemeen nog steeds gebeuren in de maand waarin de nieuwe bediende zijn hoofdvakantie opneemt.

En voor de arbeiders?

Ook daar wijzigt niets: de berekening van het vakantiegeld blijft hetzelfde, net zoals de betaling door de vakantiekassen. De nieuwe regels gelden daarentegen wel indien een werknemer van het statuut arbeider naar het statuut bediende gaat.

Terug naar themafiche