Elektronische facturatie verplicht voor ondernemingen vanaf 2026: wat moet je weten?

Deze hervorming wordt geregeld in een wet van 6 februari 2024.

In tegenstelling tot eenvoudige PDF-documenten verstuurd via e-mail, zijn elektronische facturen in gestructureerde vorm een type documenten gegenereerd en verstuurd tussen systemen in een vastgelegd format, wat de automatische verwerking vereenvoudigt (vnl. het format Peppol-BIS conform de Europese norm EN 16931, verstuurd via het internationaal netwerk Peppol).

Ondernemingen zullen facturen zowel elektronisch moeten kunnen opstellen als ontvangen. Hiervoor is een digitaal systeem nodig dat compatibel is met het netwerk Peppol.

Op wie is deze verplichting van toepassing?

De verplichting is van toepassing op:

• Alle Belgische ondernemingen onderworpen aan BTW, ongeacht hun grootte (grote ondernemingen, KMO’s, zelfstandigen);
• Alle B2B handelingen waar beide partijen onderworpen zijn aan BTW en gevestigd in België.

Uitzonderingen

De wet voorziet een lijst van ondernemingen die uitgezonderd zijn van deze nieuwe verplichting.

1. Ondernemingen die niet onderworpen zijn aan BTW

De ondernemingen die niet onderworpen zijn aan BTW vallen niet onder de verplichting. Een heel aantal socialprofitondernemingen genieten van deze uitzondering.

2. Activiteiten uitgesloten volgens artikel 44 van het BTW-wetboek

Ondernemingen die uitsluitend de activiteiten uitoefenen die uitgesloten zijn volgens artikel 44, zijn niet gehouden tot elektronisch factureren. Wanneer die ondernemingen eveneens belastingplichtige handelingen stellen, zijn enkel die laatste onderworpen aan de nieuwe regelgeving.

Voorbeelden van socialprofitondernemingen waarvan de activiteiten vallen of kunnen vallen onder artikel 44: ziekenhuizen, scholen, kinderopvang, gezinshulp, hulp aan ouderen en ziekenfondsen.

3. Andere uitzonderingen

• De belastingplichtige is niet gevestigd in België (zonder zetel of vaste vestiging);
• De forfaitaire belastingplichtige (tot 1 januari 2028, aangezien dit bijzonder BTW-regime dan wordt afgeschaft);
• Ondernemingen die in faillissement zijn.

Wat met de handelingen met particulieren?

De verplichting geldt niet voor handelingen B2C (met particuliere consumenten).

Ondernemingen zijn echter wel verplicht om elektronische facturen te kunnen ontvangen van leveranciers, zelfs als ze zelf niet verplicht zijn om ze zelf elektronisch te versturen.

Hulp en stimulansen: ja, maar niet voor de socialprofitondernemingen

Om ondernemingen te ondersteunen in deze transitie die kosten kan veroorzaken door verschillende technische aanpassingen, voorziet de Staat twee fiscale stimulansen voor de KMO’s (en zelfstandigen):

• Vanaf 1 januari 2025 wordt de aftrek voor digitale investeringen (digitale vaste activa) verhoogd naar 20%;
• In de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 zullen de KMO’s (en zelfstandigen) die abonnementsformules gebruiken, een verhoogde aftrek van 120% kunnen toepassen voor de facturatiepakketten en de kosten gemaakt om te antwoorden aan de nieuwe verplichtingen. De meerkost gelinkt aan de e-facturatie (opstellen, versturen en ontvangen van elektronische facturen in gestructureerde vorm) voor een bestaand digitaal abonnement zal kunnen worden afgetrokken aan 120%, op voorwaarde dat deze meerkost apart vermeld wordt op de factuur.

Zoals vaak verwijst de notie KMO ook in dit geval helaas naar de juridisch commerciële vorm in het Wetboek voor vennootschappen en verenigingen. De “social profit KMO’s” genieten er dus niet van, hoewel ze op dezelfde manier geïmpacteerd worden als hun commerciële tegenhangers.

Extra informatie 

Gedetailleerde informatie, tutorials, een FAQ en een lijst met compatibele softwares om zich voor te bereiden op de hervorming en de nieuwe verplichting zijn beschikbaar op de officiële website.