Coronavirus : reprise de la procédure des élections sociales 2020 après la suspension

Cette suspension a été consacrée et organisée dans une loi du 4 mai 2020.

Un nouvel arrêté du 15 juillet 2020 visant à réglementer la reprise de la procédure des élections sociales 2020 suspendue sur la base de la loi du 4 mai 2020 visant à réglementer la suspension de la procédure des élections sociales de l'année 2020 suite à la pandémie du coronavirus COVID-19 vient de fixer la nouvelle période électorale qui se situera donc au mois de novembre prochain. Il vient d’être publié au Moniteur Belge du 22 juillet.

Compte tenu du fait que la procédure a été suspendue dans toutes les entreprises au jour X+36 de leur calendrier original, les opérations devront recommencer à partir d’un nouveau jour X+36 qui se situera selon les nouveaux calendriers électoraux entre fin septembre et début octobre.

1. Sur quelle base recommencer la procédure ?

Reprendre la procédure électorale ne signifie évidemment pas tout recommencer.

Tout ce qui a été fait depuis le début de la procédure à X-60 jusqu’au début de la suspension, soit jusqu’à X+35, reste valable et servira à la poursuite de la procédure.

Les unités d’exploitation restent inchangées. Même si des modifications sont intervenues après la décision de X-35 il n’en sera pas tenu compte pour l’organisation des élections.

Les fonctions du personnel de direction déterminées également à X+35 restent également inchangées. Il en est de même pour les fonctions de cadres.

Toutes les données qui figurent dans l’avis annonçant la date des élections du jour X continueront à servir de base pour la suite des élections, sauf bien entendu la date des élections et la suite du calendrier des opérations électorales qui devront être adaptées à la nouvelle période électorale.

Les listes électorales qui sont déjà arrêtées ne doivent pas être complétées par de nouveaux électeurs qui rempliraient les conditions d’ancienneté en novembre alors qu’ils ne les remplissaient pas en mai.

Le nombre de mandats de la délégation du personnel et la répartition de ces mandats entre les catégories de travailleurs ne doivent pas non plus être adaptés même si la structure du personnel a changé, notamment en conséquence de la crise du coronavirus.

Seuls des accords qui auraient été conclus juste avant le confinement et qui se référaient explicitement à la pandémie de COVID-19 perdent leur validité, sauf si les parties les trouvent encore relevants. Il s’agit par exemple d’accords sur le vote par correspondance.

La procédure ayant été suspendue à partir de X+36, le jour qui suit la délai ultime pour le dépôt des listes de candidats, de nouvelles listes de candidats ne peuvent plus être déposées, le délai pour le dépôt de ces listes étant expiré.

Si aucune liste de candidats n’a été déposée avant la suspension la procédure doit faire l’objet d’une décision d’arrêt prise par l’employeur. Cette décision a déjà pu être prise et notifiée pendant la période de suspension. Si cela n’a pas été fait, cette opération devra être effectuée avant la date de reprise fin septembre. Elle doit être affichée dans les locaux de l’entreprise et téléchargée sur l’application du site du SPF Emploi (seul ce téléchargement garantit la clôture administrative d’institution d’un conseil ou d’un comité).

2. Fixer une nouvelle date d’élections

Le nouvel arrêté royal fixe une nouvelle période d’élections : du 16 au 29 novembre 2020.

Il faut maintenant que dans cette période soit fixé le jour des élections dans votre entreprise.

En principe, pour éviter de nouvelles discussions, la loi du 4 juin 2020 a prévu que le jour des élections dans le courant de la nouvelle période électorale se situera au même endroit de cette période que le jour qui avait été choisi pendant la période du moi du mai.

Ceci signifie, par exemple, que si le jour initialement choisi pour les élections dans l’avis du jour X était le mercredi 13 mai, mercredi de la première semaine de la période électorale, le nouveau jour des élections se situera le mercredi 18 novembre, mercredi de la première semaine de la nouvelle période électorale.

Il peut être dérogé à cet automatisme par le conseil ou le comité, ou à défaut de ces organes par l’employeur, si ce choix entraîne des problèmes de coïncidence de certaines étapes de la procédure avec des jours à problème. Cela peut être le cas, par exemple, si les élections étaient prévues le premier jour de la période électorale et que donc le jour des élections serait le 16 novembre, et qu’une grande partie du personnel est absent dans la semaine du 1^er novembre au moment où doivent être préparées et remises les convocations électorales. Dans ce cas, un autre jour peut être fixé entre le 16 et le 29 novembre.

Sur la base de cette nouvelle date d’élections (le jour Y dans le calendrier électoral) devra être élaboré un nouveau calendrier de la procédure reprenant toutes les étapes à partir de X+36. Ce calendrier remplace celui qui était repris dans l’avis du jour X du mois de février.

Ce nouveau calendrier devra faire l’objet d’un affichage au moins 7 jours avant la reprise de la procédure électorale dans l’entreprise ou d’une distribution par voie électronique. Il fera également l’objet d’un téléchargement sur le site du SPF Emploi (un modèle d’avis obligatoire est disponible sur le site du SPF Emploi).

L’horaire des élections au jour choisi reste en principe inchangé. Si un changement s’impose, par exemple suite à une nouvelle organisation du travail due aux mesures préventives COVID-19, cet horaire peut encore être modifié par le conseil ou le comité, ou, à défaut de ces organes par l’employeur, mais sans que le temps prévu pour les opérations de vote puisse être diminué.

3. Quelles sont les premières opérations à effectuer ?

Comme rappelé ci-dessus, les listes de candidats doivent avoir été déposées avant le début de la suspension en mars dernier.

Ces listes ont été envoyées à l’entreprise par les organisations représentatives des travailleurs (CGSLB, CSC et FGTB), par la CNC (cadres) et par des cadres individuels.

Lorsqu’elles ont été introduites électroniquement, elles sont disponibles sur le site du SPF Emploi. L’employeur a d’ailleurs déjà été averti électroniquement d’un tel dépôt de listes de candidats.

La reprise de la procédure électorale à X+36 commencera par l’affichage dans l’entreprise des listes de candidats pour permettre d’entamer la procédure de plaintes contre ces listes ou les candidats qui y figurent et pour permettre aux candidats de demander des modifications de forme de leur présentation. Cette procédure de plainte est suivie d’éventuels recours devant le tribunal du travail.

Une particularité liée à la suspension réside dans le fait que la condition d’ancienneté à laquelle il faut satisfaire pour être valablement candidat aux élections sociales (six mois d’ancienneté ininterrompue) doit avoir été remplie à la date initialement prévue pour les élections au mois de mai et non à la date réelle des élections en novembre. Ceci vaut aussi pour les candidats qui seront présentés après la reprise de la procédure pour remplacer des candidats qui ont disparu des listes. Ces nouveaux candidats ne pourront donc être présentés que s’ils avaient déjà une ancienneté ininterrompue de six mois au mois de mai de cette année. Ces remplacements risquent d’être plus fréquents que dans une procédure normale vu la durée de la période de suspension. Plus de candidats pourraient avoir quitté l’entreprise depuis la présentation de leur candidature.

4. Le vote électronique

En principe, le vote électronique devait être prévu dans l’avis du jour X.

Comme ce mode de vote cadre parfaitement avec les mesures de sécurité imposées dans le cadre de la prévention de la pandémie, le législateur a prévu que la décision de voter par des moyens électroniques pourra encore être prise lorsque la procédure sera poursuivie et au plus tard jusqu’à X+56 du nouveau calendrier électoral (loi du 15 juillet 2020).

Cette décision de recourir au vote électronique devra faire l’objet d’un accord entre l’employeur et les organisations qui ont déposé des listes de candidats. Ces organisations sont maintenant connues puisque toutes les listes ont dû être déposées au plus tard à X+35, donc en mars avant le début de la suspension.

Ces accords devront être communiqués aux travailleurs par un affichage dans l’entreprise ou d’une distribution par voie électronique. Ils feront également l’objet d’un téléchargement sur le site du SPF Emploi.

Ce vote électronique dans un cadre corona doit répondre aux mêmes conditions que celles qui régissent le vote électronique en général.

Le vote électronique ne peut être mis en œuvre qu’avec un logiciel qui a fait l’objet d’un dépôt au SPF Emploi (la liste est disponible via ce lien).

Le vote électronique peut se dérouler dans le cadre d’un bureau de vote traditionnel équipé des appareils nécessaires au vote.

Les travailleurs peuvent également, si l’accord le prévoit, voter à partir de leur lieu de travail. En cas de vote à distance, il faudra évidemment mettre en place un système garantissant que c’est bien l’électeur qui émet le vote électronique et disposer d’un environnement informatique dans l’entreprise garantissant la sécurité du fonctionnement et la confidentialité. Le vote doit se faire par un support relié au système sécurisé de l’entreprise.

5. La mise à jour des listes électorales

Une autre opération qui doit se dérouler avant les élections est influencée par la suspension. Il s’agit de la mise à jour des listes électorales.

Comme indiqué au point 1., les listes électorales jointes à l’avis du jour X en février ne doivent pas être refaites. Elle sont devenues définitives après d’éventuelles réclamations et recours. Il ne faut donc pas y ajouter des électeurs qui en raison de la durée de la suspension répondraient maintenant aux conditions d’ancienneté alors que cela n’aurait pas été le cas si les élections avaient eu lieu en mai.

Mais par contre il faudra bien mettre ces listes à jour pour rayer les électeurs qui auraient entre-temps quitté l’entreprise ce qui, vu l’écoulement du temps en raison de la suspension, pourrait être plus fréquent que ce n’est normalement le cas.

Au plus tard à Y-13, le conseil ou le comité raye des listes électorales les travailleurs qui ne font plus partie de l’entreprise.

Il raye également les travailleurs intérimaires qui ont été repris sur les listes électorales mais qui ne satisfont pas à la deuxième condition pour pouvoir voter, à savoir avoir été occupés pendant au moins 26 jours (de travail) pendant la période se situant entre le jour X et le jour Y-13. La période de suspension de la procédure électorale (soit la période qui se situe entre le jour X+36 de l’ancien calendrier -compris- et le jour X+36 du nouveau calendrier -non compris) ne compte pas pour la détermination des 26 jours d’occupation entre X et Y-13. Si l’intérimaire a été occupé un certain nombre de jours pendant cette période, il ne faut pas en tenir compte. Seuls les jours de travail prestés chez l’utilisateur entre le jour X et le jour X+35 en février mars et ceux prestés chez le même utilisateur entre le jour X+36 et le jour Y-13 de fin septembre à début novembre seront comptabilisés.

Cette décision doit être prise à l’unanimité des présents (même si le règlement d’ordre intérieur prévoit un autre mode de décision).

À défaut de conseil ou de comité cette décision est prise par accord entre l’employeur et tous les membres de la délégation syndicale.

Ces décisions (ou accord) ne sont pas susceptibles de recours. Elles n’ont pas d’incidence sur la constitution des collèges et des bureaux électoraux. Cela signifie que si le nombre d’électeurs employés ou ouvriers tombe en dessous de 25 du fait des radiations, il ne faut pas à la dernière minute constituer un collège commun au lieu de deux collèges séparés.

Les travailleurs rayés des listes électorales ne peuvent pas voter et ne doivent pas non plus recevoir de convocation électorale.

6. Le fonctionnement des conseils et comités existants

En raison de la suspension, la durée de la législature des conseils et comités existants a été prolongée.

Ils continueront à fonctionner jusqu’à l’installation des nouveaux conseils et des nouveaux comités issus des élections de novembre.

La première réunion d’installation de ces nouveaux organes doit se tenir dans les trente jours qui suivent l’expiration du délai de recours contre le résultat des élections sociales ou dans les trente jours qui suivent la décision judiciaire définitive validant les élections. Autrement dit au plus tard 45 jours après le élections sauf introduction d’un recours. Il faudra donc être attentif lors de la planification de cette réunion aux congés des fêtes de fin d’année.

Les membres de ces organes continuent à être protégés contre le licenciement.

7. La nouvelle protection occulte

Qu’est-ce que la protection occulte des candidats ?

Les candidats repris sur les listes électorales déposées valablement au plus tard à X+35 (donc juste avant la suspension) sont protégés contre le licenciement.

Ils ne peuvent donc être licenciés que :

• • pour un motif grave préalablement reconnu par la juridiction du travail ;
  • pour un motif d’ordre économique ou technique préalablement reconnu par la commission paritaire.

Cette protection n’est pas occulte car l’employeur a eu dès le dépôt des listes connaissance des noms des candidats.

Les travailleurs licenciés entre X-30 et le dépôt des listes de candidats bénéficiaient d’une protection occulte. Cela signifie qu’un travailleur qui a été licencié entre X-30 et le dépôt des listes de candidats, travailleur dont l’employeur ne pouvait officiellement savoir qu’il serait candidat, peut demander sa réintégration s’il a été repris sur une des listes de candidats déposées. Une fois réintégré, l’employeur peut, s’il le veut, commencer une procédure de licenciement avec reconnaissance préalable du motif grave ou des motifs d’ordre économique ou technique. Si l’employeur refuse de réintégrer, il devra payer l’indemnité spéciale de licenciement prévue en cas de licenciement irrégulier d’un travailleur protégé.

Normalement cette période occulte se termine au plus tard à X+35.

En raison de la suspension qui risque de voir se multiplier les remplacement de candidats sur des listes déposées il y a déjà plusieurs mois, la loi du 4 mai 2020 a prévu une nouvelle période occulte.

Cette période occulte débute 36 jours avant le jour de la reprise de la procédure électorale dans l’entreprise concernée.

Les travailleurs licenciés à partir de ce moment, qui seraient présentés comme candidats pour remplacer un candidat sur une liste, peuvent demander leur réintégration comme indiqué ci-dessus. L’employeur peut suite à cette demande soit les réintégrer (et éventuellement commencer une procédure de reconnaissance préalable d’un motif grave ou d’un motif d’ordre économique ou technique) soit refuser la réintégration et payer l’indemnité spéciale de licenciement. Une prudence s’impose donc dès la mi-août.

Il faut néanmoins remarquer que ce cas restera probablement exceptionnel car plusieurs conditions doivent être requises :

• • il faut d’abord qu’un candidat dont la candidature a été présentée en mars dernier ait quitté l’entreprise ; si les raisons du remplacement sont autres que le départ, c’est lui qui perd sa protection contre le licenciement ;
  • il faut ensuite que le remplaçant (déjà licencié) fasse partie de la même catégorie de travailleurs que le remplacé (un employé ne peut par exemple pas remplacer un candidat ouvrier qui a quitté l’entreprise) ;
  • ils doivent tous les deux être présentés par la même organisation représentative des travailleurs ou des cadres.

Une fois présenté, le nouveau candidat bénéficie de la protection contre le licenciement et ne peut être licencié que dans les cas et selon les procédures prévues.

Nous attirons aussi votre attention sur le webinar (3 septembre) que l'Unisoc organise à ce sujet, pour lequel vous pouvez vous inscrire.

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