Est-il possible d’organiser virtuellement les réunions du conseil d’administration ?
Pour rappel, la loi du 20 décembre 2020 contient une série de nouveautés en matière d’organisation des réunions de l’assemblée générale des ASBL. Ainsi, il est dorénavant notamment possible d’organiser ces réunions par vidéoconférence. En amont du vote de cette loi, l’Unisoc avait demandé d’y inclure également la possibilité d’organiser les réunions du conseil d’administration par vidéoconférence. Sans succès. Nous faisons à présent le point après de nouveaux contacts avec le cabinet du ministre de la Justice.
L’Unisoc a toujours demandé que, par sécurité juridique et pour formaliser une pratique déjà acceptée par la doctrine, la possibilité d’organiser en tout temps des réunions du conseil d’administration (CA) soit inscrite dans le Code des Sociétés et des Associations (CSA). Concrètement, il s’agirait de s’inspirer de l’arrêté royal de pouvoirs spéciaux n° 4 en en faisant une mesure structurelle. Mais cette demande n’a pas été suivie par le législateur.
Or, notre analyse est toujours qu’en l’état actuel de la législation, cette possibilité d’organiser les réunions du CA par vidéoconférence est conditionnée à une habilitation expresse dans les statuts de l’ASBL, et justement, la plupart des ASBL ne disposent pas de pareille disposition dans leurs statuts. Par conséquent, les décisions qui y sont prises pourraient faire l’objet d’une contestation.
C’est pourquoi l’Unisoc a continué à plaider auprès du cabinet du ministre de la Justice pour faire inscrire structurellement dans le CSA la possibilité d’organiser les réunions du CA par vidéoconférence.
Suite à divers contacts, le cabinet du ministre de la Justice a indiqué qu’une telle révision du CSA n’est pas nécessaire et que la loi permet déjà structurellement la tenue virtuelle des réunions du CA. Son analyse est que cette possibilité existe a priori, sauf si les statuts de l’ASBL l’interdisent. Le cabinet s’appuie pour cela sur l’article 2:41 du CSA, qui stipule : « À défaut de dispositions contraires des statuts, les règles ordinaires des assemblées délibérantes s'appliquent aux collèges et assemblées prévus par le présent code, sauf si celui-ci en dispose autrement. »
Ainsi, selon le cabinet, le CA d'une ASBL est soumis aux règles ordinaires des assemblées délibérantes et tant que le caractère collégial est respecté en permettant la délibération, toute forme de réunion est possible, pour autant qu'elle ne soit pas restreinte par l'ASBL elle-même.
Les « assemblées délibérantes » visées à l’article 2:41 du CSA sont les assemblées législatives. Or, nous n’identifions par exemple pas dans le règlement de la Chambre des représentants ou dans le règlement d’une autre assemblée législative une disposition qui permet la tenue des assemblées par vidéoconférence – ne sont pas visées ici les tolérances spécifiques au contexte de COVID-19.
L’Unisoc prend néanmoins acte de la réponse du cabinet dont il ressort qu’à condition de garantir la collégialité et la délibération, l’organisation des réunions du CA par vidéoconférence est toujours possible, sauf disposition statutaire contraire. Par souci de sécurité juridique, l’Unisoc persiste toutefois à considérer qu’il est préférable d’inscrire cette possibilité expressément dans les statuts de l’ASBL pour se prémunir contre toute contestation quant à la validité des décisions prises.
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