Élections sociales : les dernières opérations avant les élections

1. La mise à jour des listes électorales : Y-13

Les listes électorales jointes à l’avis du jour X en février n’ont pas dû être refaites après la reprise de la procédure électorale. Elles sont devenues définitives après d’éventuelles réclamations et recours avant la suspension. Il ne faut donc pas y ajouter des électeurs qui en raison de la durée de la suspension répondraient maintenant aux conditions d’ancienneté alors que cela n’aurait pas été le cas si les élections auraient eu lieu en mai.

Mais par contre il faudra bien mettre ces listes à jour pour rayer les électeurs qui auraient entre-temps quitté l’entreprise ce qui, vu l’écoulement du temps en raison de la suspension pourrait être plus fréquent que ce n’est normalement le cas.

Au plus tard à Y-13, le conseil ou le comité raye des listes électorales les travailleurs qui ne font plus partie de l’entreprise.

Il raye également les travailleurs intérimaires qui ont été repris sur les listes électorales mais qui ne satisfont pas à le deuxième conditions pour pouvoir voter, à savoir avoir été occupés pendant au moins 26 jours (de travail) pendant la période se situant entre le jour X et le jour Y-13. La période de suspension de la procédure électorale (soit la période qui se situe entre le jour X+36 de l’ancien calendrier -compris- et le jour X+36 du nouveau calendrier -non compris-) ne compte pas pour la détermination des 26 jours d’occupation entre X et Y-13. Si l’intérimaire a été occupé un certain nombre de jours pendant cette période, il ne faut pas en tenir compte. Seuls les jours de travail prestés chez l’utilisateur entre le jour X et le jour X+35 en février mars et ceux prestés chez le même utilisateur entre le jour X+36 et le jour Y-13 de fin septembre à début novembre seront comptabilisés.

Cette décision doit être prise à l’unanimité des présents (même si le règlement d’ordre intérieur prévoit un autre  mode de décision).

A défaut de conseil ou de comité cette décision est prise par accord entre l’employeur et tous les membres de la délégation syndicale.

Ces décisions (ou accord) ne sont pas susceptibles de recours. Elles n’ont pas d’incidence sur la constitution des collèges et des bureaux électoraux. Cela signifie que si le nombre d’électeurs employés ou ouvriers tombe en dessous de 25 du fait des radiations, il ne faut pas à la dernière minute constituer un collège commun au lieu de deux collèges séparés.

Les travailleurs rayés des listes électorales ne peuvent pas voter et ne doivent pas non plus recevoir de convocation électorale.

2. Envoi ou remise des convocations électorales : entre Y-13 et Y-10

Les convocations électorales doivent être remises ou envoyées entre Y-13 Y-10 .

La convocation doit obligatoirement porter la mention suivante :

"Pour assurer le caractère représentatif de la délégation qui sera élue , tous les travailleurs ont le devoir de participer au vote ."

2.1. Convocation des électeurs qui doivent voter dans l'entreprise

La convocation de ces électeurs relève de la responsabilité de l'employeur . Il peut utiliser le modèle mis à disposition par le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale.

Il leur remet la convocation à ceux qui sont présents au plus tard à Y – 10.

Il envoie la convocation à ceux qui ne sont pas présents dans l'entreprise par lettre recommandée à la poste .

Il peut aussi leur envoyer la convocation par tout autre moyen pour autant qu’il ait la preuve de l’envoi de la convocation et la preuve de la réception par le destinataire ; s’il n’en dispose pas (par exemple parce que le travailleur n’a pas confirmé explicitement la réception) il devra envoyer la convocation par lettre recommandée au plus tard à Y-8. Il peut être dérogé à cette dernière obligation d'envoi recommandé moyennant un accord unanime conclu au sein du conseil ou du comité. Cet accord détermine les modes de convocation alternatifs ainsi que leurs modalités. Dans un tel cas, l'employeur doit fournir au conseil ou au comité la liste des électeurs concernés par cet accord ainsi que les données utiles à cette convocation. Le principe de confidentialité doit être respecté lors de la mise en oeuvre de cet accord. Cet accord est communiqué aux sièges des organisations des travailleurs ainsi que la CNC s’il s’agit de l’élection d’un conseil. La conclusion d’un tel accord peut être intéressant si les travailleurs ne viennent que sporadiquement dans les locaux de l’entreprise en raison des mesures visant à enrayer l’épidémie COVID.

Le jour de la remise des convocations électorales, l'employeur affiche un avis indiquant que cette remise a eu lieu, de sorte que les électeurs qui n'auraient, par erreur, pas reçu leur convocation, puissent s'adresser à la personne ou au service compétent (mentionnés dans l'avis annonçant la date des élections au jour X).

2..2. Convocation des électeurs qui doivent voter par correspondance

Exceptionnellement pour les élections 2020, il est possible de conclure un accord sur le vote par correspondance après X+56, mais il faut tout de même le faire avant l’envoi des convocations électorales et donc des bulletins de vote.

La convocation des électeurs qui doivent voter par correspondance relève de la responsabilité du président du bureau électoral (donc pas de l’employeur).

Le jour où les convocations ont été remises ou envoyées aux électeurs qui doivent voter dans l'entreprise , le ou les présidents du ou des bureaux de vote envoye(nt) aux électeurs qui doivent voter par correspondance la convocation ainsi que le ou les bulletins de vote estampillés . Cette envoi est fait par pli recommandé à la poste . Les témoins peuvent assister à ces opérations . En 2020, il sera aussi possible d’envoyer ces plis par envoi prioritaire ordinaire. Comme il faut une preuve de l’envoi, le président se fera accompagner de témoins qui pourront attester des envois. Cette envoi et l’attestation des témoins sera noté dans le procès-verbal.

Le(s) bulletin(s) de vote plié(s) et estampillé(s) est(sont) placé(s) dans une première enveloppe laissée ouverte et ne portant aucune inscription . Une deuxième enveloppe affranchie et laissée ouverte  est jointe à la convocation et porte la mention suivante:

"M. le président du bureau électoral pour l'élection du conseil d'entreprise (ou du comité de sécurité, d'hygiène et d'embellissement des lieux de travail ) de (nom de l'UTE) , rue ... ,à ..." .

Cette enveloppe porte également l'indication du bureau électoral employés , ouvriers , jeunes travailleurs ou cadres ainsi que l'identité de l'expéditeur (nom , prénom, domicile et signature de l'expéditeur-électeur).

L'électeur devra faire suivre les mentions apposées par le président de sa signature. Ces dernières indications identifiant l'électeur, doivent permettre de vérifier quels sont les électeurs qui ont renvoyé leurs bulletins de vote par correspondance  et qu'ils n'ont pas voté plus d'une fois (cette opération de vérification correspond au pointage des électeurs venant voter dans le bureau de vote)..

Les deux enveloppes et leur contenu sont  enfermés dans une troisième enveloppe fermée , adressée à l'électeur et contresignée par le président du bureau électoral . Cette troisième enveloppe peut servir aussi bien pour l’élection du comité que pour l’élection du conseil.

Rappelons enfin que ces bulletins seront valables s’ils arrivent chez le président du bureau de vote au plus tard le 5^ème jour suivant le jour du scrutin pour autant qu’un accord en ce sens ait été conclu avec les organisations qui ont présenté des candidats. L'accord au niveau de l'entreprise peut prolonger le délai jusqu'au moins Y + 1 et au maximum Y + 5.

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