Élections sociales 2024 : les dernières opérations avant les élections

1. La mise à jour des listes électorales : Y-13

Les listes électorales établies au jour X, peuvent être mises à jour et ce jusqu’à près de trois mois plus tard.

Au plus tard à Y-13, le conseil ou le comité raye des listes électorales les travailleurs qui ne font plus partie de l’entreprise.

Cette décision doit être prise à l’unanimité des présents (même si le règlement d’ordre intérieur prévoit un autre  mode de décision).

A défaut de conseil ou de comité cette décision est prise par accord entre l’employeur et tous les membres de la délégation syndicale.

Ces décisions (ou accord) ne sont pas susceptibles de recours. Elles n’ont pas d’incidence sur la constitution des collèges et des bureaux électoraux. Cela signifie que si le nombre d’électeurs employés ou ouvriers tombe en dessous de 25 du fait des radiations, il ne faut pas à la dernière minute constituer un collège commun au lieu de deux collèges séparés.

Les travailleurs rayés des listes électorales ne peuvent pas voter et ne doivent pas non plus recevoir de convocation électorale. Par contre, tous les électeurs qui sont restés inscrits sur les listes électorales pourront venir voter au jour Y, même s’ils ne remplissent plus les conditions d’électorat. Le bureau électoral vérifie seulement si les électeurs sont inscrits sur les listes électorales définitives et n’a pas à vérifier s’ils satisfont aux conditions d’éligibilité.

2. Envoi ou remise des convocations électorales : entre Y-13 et Y-10

Les convocations électorales doivent être remises ou envoyées entre Y-13 Y-10 .

La convocation doit obligatoirement porter la mention suivante :

"Pour assurer le caractère représentatif de la délégation qui sera élue , tous les travailleurs ont le devoir de participer au vote."

La convocation doit au moins mentionner la date et le lieu des élections ainsi que le bureau au sein duquel le travailleur doit se présenter.

En 2024, l’employeur se voit offrir deux options pour l’envoi des convocations électorales pour les électeurs qui doivent voter dans l’entreprise (donc pas par correspondance).

La convocation de ces électeurs relève de la responsabilité de l'employeur . Il peut utiliser le modèle mis à disposition par le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale.  Pour le vote par correspondance, cette tâche appartient au président du bureau électoral.

2.1. 1^ère option pour la convocation des électeurs qui doivent voter dans l'entreprise

L’employeur organise la remise de la convocation à ceux qui sont présents au plus tard à Y – 10. La remise se fait de la main à la main contre accusé de réception.

L’employeur envoie la convocation à ceux qui ne sont pas présents dans l'entreprise par lettre recommandée à la poste .

Il peut aussi leur envoyer la convocation par tout autre moyen pour autant qu’il ait la preuve de l’envoi de la convocation et la preuve de la réception par le destinataire. S’il n’en dispose pas (par exemple parce que le travailleur n’a pas confirmé explicitement la réception) il devra envoyer la convocation par lettre recommandée au plus tard à Y-8. Il peut être dérogé à cette dernière obligation d'envoi recommandé moyennant un accord unanime conclu au sein du conseil ou du comité ou à défaut de ces organes un accord unanime entre l’employeur et la délégation syndicale. Cet accord détermine les modes de convocation alternatifs ainsi que leurs modalités. Dans un tel cas, l'employeur doit fournir au conseil ou au comité la liste des électeurs concernés par cet accord ainsi que les données utiles à cette convocation. Le principe de confidentialité doit être respecté lors de la mise en oeuvre de cet accord. Cet accord est communiqué aux sièges des organisations des travailleurs ainsi que la CNC s’il s’agit de l’élection d’un conseil.

2.2. 2^ème option pour la convocation des électeurs qui doivent voter dans l'entreprise

L’employeur abandonne la remise manuelle des convocations aux travailleurs présents dans l’entreprise et tous les électeurs, présents ou non, reçoivent une convocation digitale.

Cette option doit avoir fait l’objet d’une décision unanime au sein du conseil ou du comité ou, à défaut de ces organes d’un accord entre l’employeur et la délégation syndicale comme nous vous en avons déjà informé dans une news précédente (news06).

La mise en œuvre de ce mode d’envoi des convocations électorales est subordonnée à la mise à disposition d’une adresse électronique professionnelle par l’employeur (ou l’utilisateur) et d’un ordinateur (un instrument digital permettant la réception).

L’employeur doit avoir la preuve de l’envoi de la convocation et la preuve de la réception par le destinataire. S’il n’en dispose pas (par exemple parce que le travailleur n’a pas confirmé explicitement la réception) il devra envoyer la convocation par lettre recommandée au plus tard à Y-8. Il peut être dérogé à cette dernière obligation d'envoi recommandé moyennant un accord unanime conclu au sein du conseil ou du comité, ou à défaut de ces organes un accord unanime entre l’employeur et la délégation syndicale. Cet accord détermine les modes de convocation alternatifs ainsi que leurs modalités. Dans un tel cas, l'employeur doit fournir au conseil ou au comité la liste des électeurs concernés par cet accord ainsi que les données utiles à cette convocation. Le principe de confidentialité doit être respecté lors de la mise en œuvre de cet accord. Cet accord est communiqué aux sièges des organisations des travailleurs ainsi que la CNC s’il s’agit de l’élection d’un conseil.

2.3. Convocation des électeurs qui doivent voter par correspondance

La convocation des électeurs qui doivent voter par correspondance relève de la responsabilité du président du bureau électoral (donc pas de l’employeur).

Le jour où les convocations ont été remises ou envoyées aux électeurs qui doivent voter dans l'entreprise , le ou les présidents du ou des bureaux de vote envoye(nt) aux électeurs qui doivent voter par correspondance la convocation ainsi que le ou les bulletins de vote estampillés . Cette envoi est fait par pli recommandé à la poste . Les témoins peuvent assister à ces opérations .

Le(s) bulletin(s) de vote plié(s) et estampillé(s) est(sont) placé(s) dans une première enveloppe laissée ouverte et ne portant aucune inscription . Une deuxième enveloppe affranchie et laissée ouverte  est jointe à la convocation et porte la mention suivante:

"M. le président du bureau électoral pour l'élection du conseil d'entreprise (ou du comité de sécurité, d'hygiène et d'embellissement des lieux de travail ) de (nom de l'UTE) , rue ... ,à ..." .

Cette enveloppe porte également l'indication du bureau électoral employés , ouvriers , jeunes travailleurs ou cadres ainsi que l'identité de l'expéditeur (nom , prénom, domicile et signature de l'expéditeur-électeur).

L'électeur devra faire suivre les mentions apposées par le président de sa signature. Ces dernières indications identifiant l'électeur, doivent permettre de vérifier quels sont les électeurs qui ont renvoyé leurs bulletins de vote par correspondance  et qu'ils n'ont pas voté plus d'une fois (cette opération de vérification correspond au pointage des électeurs venant voter dans le bureau de vote)..

Les deux enveloppes et leur contenu sont  enfermés dans une troisième enveloppe fermée , adressée à l'électeur et contresignée par le président du bureau électoral . Cette troisième enveloppe peut servir aussi bien pour l’élection du comité que pour l’élection du conseil.

Rappelons enfin que ces bulletins seront valables s’ils arrivent chez le président du bureau de vote avant la clôture du scrutin, donc au plus tard avant la fermeture des bureaux de vote.

2.4. Publicité de la remise des convocations électorales

Le jour de la remise des convocations électorales, l'employeur affiche un avis indiquant que cette remise a eu lieu, de sorte que les électeurs qui n'auraient, par erreur, pas reçu leur convocation, puissent s'adresser à la personne ou au service compétent (mentionnés dans l'avis annonçant la date des élections au jour X). Cet avis peut également être diffusé par voie électronique si tous les travailleurs peuvent y avoir accès .

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