Elections sociales 2020: l’application et les modèles de documents mis à disposition par le SPF Emploi

L'application du SPF Emploi

Le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale met à la disposition des entreprises qui doivent organiser des élections sociales une application en vue de les aider à remplir leurs obligations.

Cette application est accessible via le site internet du SPF Emploi.

A quoi sert cette application ?

• À envoyer au SPF les informations nécessaires à la gestion administrative des élections et à la récolte des résultats de ces élections
• À envoyer aux organisations représentatives des travailleurs (CGSLB, CSC et FGTB) pour des élections d’un comité pour la prévention et la protection au travail et/ou un conseil d’entreprise ainsi qu’à l’organisation représentative des cadres (CNC) seulement en cas d’élection d’un conseil les informations obligatoires tout au long de la procédure
• A recevoir les listes électronique de candidats déposées par les organisations représentatives des travailleurs ou par l’organisation représentative des cadres.

Il est important de se connecter à l’application avant le début de la procédure préélectorale en décembre. L’application sera déjà utilisée lors de la première phase de cette procédure préélectorale.

Comment se connecter à cette application ?

• Vous avez déjà organisé des élections en 2016 et vous organisez des élections en 2020

Votre dossier existe déjà dans l’application et vous pouvez y avoir accès avec une carte d’identité électronique.

La personne de contact chargée de suivre le déroulement des élections dans son entreprise retrouvera le ou les dossiers d’élection dans la banque de données des élections en utilisant le n° de la banque carrefour des entreprises, le n° de dossier d’élections communiqué lors des élections de 2016 ou par la dénomination de l’unité technique d’exploitation utilisée en 2016.

Elle peut s’enregistrer pour une (comité ou conseil) ou plusieurs élections (comité et conseil ou conseil et plusieurs comités, ou encore plusieurs comités et plusieurs conseils).

Elle aura ensuite accès au(x) dossier(s) pour lesquels elle est enregistrée grâce à sa carte d’identité électronique.

L’enregistrement de cette personne comme personne de contact pour les élections sociales est porté à la connaissance de l’entreprise via l’E-box de l’entreprise.

• Vous organisez pour la première fois des élections en 2020

Vous devez demander via l’application la création d’un nouveau dossier.

Ce dossier sera créé sur base du n° de la banque carrefour des entreprises.

Un dossier doit être créé par organe pour lequel une élection est organisée (donc deux dossiers distincts si des élections sont organisées pour un conseil et un comité).

L’entreprise est informée de cette création de dossier par la voie de son E-box.

• Vous avez déjà organisé des élections en 2016 et vous organisez des élections en 2020 mais la structure des unités techniques d’exploitation change en 2020
  • Vous passez de 2 unités technique d’exploitation à une : un des deux dossiers sera conserver, l’autre supprimé : il faudra prendre contact avec les services du SPF (sociales@emploi.belgique.be); attention, cette procédure doit être suivie pour chaque organe à élire ;
  • Vous passez d’une unité technique d’exploitation à 2 : le dossier existant est conservé et vous créez un nouveau dossier comme indiqué au tiret précédent pour ceux qui organisent pour la première fois des élections sociales en 2020.

L’entreprise est informée de ces modifications de dossier par la voie de son E-box.

Les modèles de formulaires mis à disposition pendant toute la procédure électorale

La procédure électorale qui conduira aux élections sociales en 2020 dure au total 150 jours. Elle commence par une procédure préélectorale de 60 jours jusqu’au jour de l’affichage de l’avis annonçant la date des élections (le jour X dans le calendrier électoral) et se poursuit par la procédure électorale proprement dite qui se termine le jour des élections (le jour Y dans le calendrier électoral), jour des élections qui se situe 90 jours après le jour X.

Tout au long de cette procédure, l’employeur devra fournir des informations sur ces élections, dans son entreprise à l’adresse de ses travailleurs ou de leurs représentants, par voie d’affichage d’avis ou par voie électronique (par la mise à disposition des documents sur un système d’intranet par exemple) et en même temps aux organisations syndicales reconnues.

Pour faciliter ce travail, le Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale met à la disposition des employeurs des modèles de formulaires à remplir. Une version existe pour l’élection d’un conseil d’entreprise, une autre pour l’élection d’un comité pour la prévention et la protection au travail.

Ces formulaires ont tous une structure identique.

La première partie permet d’identifier l’unité technique d’exploitation et l’élection concernée (conseil ou comité), ainsi que les destinataires de l’information.

La seconde indique les informations qui doivent être communiquées par l’employeur dans un ordre standardisé.

Ces formulaires peuvent être téléchargés (en version word) ou peuvent être remplis directement dans l’application du SPF à laquelle vous devez avoir accès pendant les élections.

L’employeur peut utiliser ces formulaires remplis pour satisfaire à son obligation d’informer son personnel. Il peut également les envoyer via l’application aux organisations syndicales comme l’impose la réglementation.

Si l’employeur ne fait pas usage de l’application pour cet envoi, il devra envoyer les documents remplis par la poste aux adresses suivantes, en se réservant une preuve de l’envoi :

• CGSLB : Koning Albertlaan, 95 9000 Gent
• CSC service entreprise : boîte postale 10 1031 Bruxelles
• FGTB : 42 rue Haute 1000 Bruxelles
• CNC : Boulevard Lambermont 171, Bte4 1030 Bruxelles

L’envoi par l’application est évidemment le moyen le plus facile, le plus sûr et garantit la preuve de l’envoi des documents et de la date de cet envoi.

Certains de ces formulaires doivent être obligatoirement utilisés, d’autres sont facultatifs.

Sont obligatoires ;

• Le premier avis de X-60 donnant les renseignements préélectoraux avec notamment la détermination de l’unité technique d’exploitation, les fonctions du personnel de direction (qui représenteront le cas échéant l’employeur et ne participent donc pas à l’élection) et les fonctions de cadres (pour le conseil d’entreprise uniquement)
• L’avis de X-35 : la décision définitive de l’employeur sur la détermination de l’unité technique d’exploitation, les fonctions du personnel de direction (qui représenteront le cas échéant l’employeur et ne participent pas à l’élection) et les fonctions de cadre (pour le conseil d’entreprise uniquement)
• L’avis du jour X : l’avis annonçant la date des élections.
• Les listes électorales provisoires
• Le procès-verbal de l’élection
• Le procès-verbal d’arrêt complet ou partiel de l’élection (à défaut de candidats)
• Les bulletins de vote

Sont facultatifs :

• Le modèle d’accord de vote par correspondance
• L‘avis de composition des bureaux électoraux
• La convocation électorale

Il faut encore préciser que tant le téléchargement des modèles de documents que leur envoi par l’application sont entièrement gratuits.

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